1. Einleitung

Kinder und Jugendliche verbringen einen wesentlichen Teil ihres Lebens in der Schule. Das Bedürfnis der Eltern und der breiten Öffentlichkeit zu wissen, wie die Jugendlichen beaufsichtigt werden, was gelehrt wird und wie sie betreut werden ist gross.

Es besteht innerhalb der Schule sowie in deren näherem Umfeld (Verbandsvorstand, Schulpflegen, Partnerschulen, usw.) das Bedürfnis nach einer transparenten Information über Veränderungen, Vorkommnisse oder Aufgaben. Es ist daher wichtig und richtig, dass Regeln bestehen, die eine zuverlässige und regelmässige Information an die Zielgruppen sicherstellen.

1.1. Ziel und Zweck

Das Konzept beschreibt die Abläufe der internen und externen Kommunikation. Es regelt die Informationsaufgaben, definiert die Zuständigkeiten (Kompetenzen) und legt die Informationswege fest. Das erstellte Kommunikationskonzept ist Teil des Schulprogramms der Kreisschule Lotten.

1.2. Geltungsbereich

Das vorliegende Kommunikationskonzept gilt für die Kreisschule Lotten mit den Standorten Schafisheim, Hunzenschwil und Rupperswil.

1.3. Leitsätze

Das Kommunikationskonzept der Kreisschule Lotten richtet sich nach den folgenden Leitsätzen:

• Wir betreiben eine transparente Informationspolitik gegen innen und nach aussen.
• Wir informieren zeitgerecht über die aktuelle und künftige Situation unserer Schule.
• Unsere Kommunikation wird durch gegenseitigen Respekt, Vertrauen und Anstand geprägt.
• In der Absicht die Qualität an allen drei Standorten der Kreisschule Lotten hoch zu halten, pflegen wir eine regelmässige und aktive Kommunikation mit den Behörden sowie den Ortsschulpflegen.
• Bei fehlenden Informationen ist es die Pflicht aller Beteiligten, sich diese im Sinne der Holschuld selber bei den zuständigen Stellen zu beschaffen.
• Der Persönlichkeitsschutz steht über dem Recht nach Information.

1.4. Sprachregelung innerhalb des Konzeptes

In den nachfolgenden Texten wird der Einfachheit halber die männliche Form verwendet. Sie gilt jedoch für beiderlei Geschlechter.

2. Zielgruppen

Zur besseren Gliederung sowie Festlegung der geeigneten Kommunikationsmittel werden alle Stellen im Umfeld der Kreisschule Lotten in zwei Gruppen eingeteilt. Die internen Stellen sind von Entscheiden direkt betroffen oder sind an diesen beteiligt. Die externen Stellen sind über getroffene Entscheide oder Vorkommnisse in erster Linie zu orientieren.

2.1. Interne Stellen

• Verbandsvorstand
• Kreisschulpflege
• Schulleitung
• Standortleitungen
• Lehrpersonen
• Schülerinnen und Schüler

2.2. Externe Stellen

• Eltern
• Ortsschulen und -schulpflegen
• Behörden und Partnerschulen
• Bevölkerung
• Medien

3. Interne Kommunikation

Für die unter 2.1 definierten Gruppierungen und Personen, welche direkt am Betrieb der Kreisschule Lotten beteiligt sind, werden in den folgenden Abschnitten die Aufgaben, Pflichten und Kompetenzen beschrieben.

3.1. Verbandsvorstand

Der Verbandsvorstand bildet als politische Behörde innerhalb der Kreisschule das aktive Bindeglied zwischen der Schule und der Politik. Als solche setzt sie sich in den Gemeinderäten für die Anliegen der Schule ein.

3.2. Kreisschulpflege

Die Mitglieder der Kreisschulpflege und im Speziellen das Präsidium führen die Schule in strategischer Hinsicht und nach den politischen Vorgaben von Kanton und Gemeinden. Sie sind die vorgesetzte Stelle der Schulleitung.

Die Mitglieder der Kreisschulpflege informieren sich gegenseitig an den regelmässig stattfindenden Sitzungen über die Vorkommnisse in den verschiedenen Ressorts und im Schulbetrieb. Die Schulleitung ist über Entscheide der Schulpflege sofort zu informieren, sofern sie in der Entscheidungsfindung nicht eingebunden war.

Über wichtige, ausserordentliche Ereignisse und Vorkommnisse, die die Kreisschule Lotten als Ganzes betreffen, informiert die Schulpflege gegen Aussen. Innerhalb der Kreisschulpflege trägt das Ressort Kommunikation die Verantwortung für die externe Kommunikation. Dazu gehören die folgenden Aufgaben:

• Verfassen und Verschicken von Medienmitteilungen gemäss Beschluss der Kreisschulpflege oder auf Wunsch eines Ressortleiters
• Offizielle Ansprechperson für die Medien
• Mithilfe bei der Medienarbeit anderer Schulpflegeressorts
• Medienbeobachtungen

Für die Organisation von Informationsanlässen der Kreisschule Lotten ist die Kreisschulpflege oder in deren Auftrag die Schulleitung verantwortlich.

3.3. Schulleitung

Die Schulleitung ist für die operative Führung der Schule verantwortlich. Die drei Standorte führt sie über die drei Standortleitungen vor Ort. Die Kommunikation innerhalb dieses Führungsgremiums basiert auf regelmässigen Sitzungen, Besuchen der Standortleitungen vor Ort sowie Mail- und Telefonverkehr.

Die Schulleitung informiert die Mitglieder der Kreisschulpflege über ausserordentliche Vorkommnisse und aktuelle Ereignisse via Telefon, Mail oder an den Kreisschulpflege-Sitzungen. Durch die regelmässige Teilnahme an diesen Sitzungen ist der Austausch von aktuellen Informationen sichergestellt.

Die Schulleitung informiert regelmässig über Anliegen und/oder Probleme der Standortleitungen sowie der Lehrerschaft. Sie leitet auch die Informationen aus der Schulpflege an die Kollegien weiter.

3.4. Standortleitungen

Die Leitungen der drei Schulstandorte Schafisheim, Hunzenschwil und Rupperswil bilden das Bindeglied zwischen Schulleitung und den Lehrpersonen. Sie geben Informationen aus den Schulleitungssitzungen, Neuerungen oder standortspezifischen Angelegenheiten direkt oder per Mail an die Kollegien weiter und bringen Anliegen der Standorte in den Schulleitungssitzungen ein.

Anlässe und Schreiben innerhalb der Standorte liegen im Verantwortungsbereich der Standortleitungen. Die Schulleitung der Kreisschule ist rechtzeitig im Voraus über solche Anlässe zu informieren und erhält bei Schreiben eine Kopie. Die Standortleitungen können Eltern oder Erziehungsberechtigte direkt informieren.

3.5. Lehrerpersonen

Die Lehrerinnen und Lehrer sind die Aushängeschilder der Kreisschule Lotten und erste Kontaktpersonen für Schülerinnen und Schüler sowie die Eltern. Sie informieren die Erziehungsberechtigten in regelmässigen Abständen über das Klassengeschehen im Rück- wie auch im Ausblick. Dies kann mit einem Elternbrief oder an einem Elternabend erfolgen. Eine Einladung zum Elternabend geht an das zuständige Kreisschulpflegmitglied sowie an die Schulleitung. Bei der Abgabe von Eltern-informationen via die Schüler/innen ist eine entsprechende Kontrolle zu führen, ob die Briefe zu Hause abgegeben werden.

3.6. Schülerinnen und Schüler

Die Klassenlehrperson ist direkte Ansprechperson für die Schülerinnen und Schüler. Diese sind verpflichtet sich an die Schulordnung der Kreisschule Lotten zu halten und den Informationspflichten nachzukommen.

4. Externe Kommunikation/Öffentlichkeitsarbeit

Für die unter 2.2 definierten Gruppierungen und Personen, welche "nur" indirekt am Betrieb der Kreisschule Lotten beteiligt sind, werden in den folgenden Abschnitten die Informationsflüsse beschrieben. Bei allen schriftlichen Mitteilungen (Elternbriefe, Jahresinformationen, Einladungen usw.) ist das offizielle Logo der Kreisschule Lotten zu verwenden.

4.1. Eltern

Die Kommunikation mit den Eltern und die Informationen an die Eltern werden grundsätzlich durch die Lehrpersonen vorgenommen. In ausserordentlichen Situationen werden Eltern direkt durch die Schulleitung oder durch die Kreisschulpflege informiert. Die Schul- und Standort-leitungen koordinieren die Kommunikation.

Veranstaltungen der Kreisschule Lotten für die Eltern werden durch die Standort- und/oder die Schulleitung koordiniert. Die Kreisschulpflege kann daran teilnehmen. Bei speziellen strategischen Fragen, die an einer Veranstaltung kommuniziert werden, übernimmt die Kreisschulpflege die Koordination.

4.2. Ortsschulen und Ortsschulpflegen

An allen Standorten der Kreisschule befinden sich im gleichen Gebäude oder in unmittelbarer Nähe davon die Primarschulen der Ortsgemeinden. Daraus ergibt sich eine enge Zusammenarbeit und eine grosser Koordinationsbedarf innerhalb der einzelnen Standorte. Die Standortleitungen pflegen daher eine enge, offene Beziehung mit den verantwortlichen Leitungen der Primarschulen.

Absprachen und Regelungen sind zusammen zu erarbeiten, dürfen aber den Vorgaben der Kreisschule Lotten nicht widersprechen. Die Schulleitung ist immer, die Kreisschulpflege bei Bedarf zu informieren. Die Ortsschulpflegen und die Kreisschulpflege informieren sich gegenseitig über wichtige Entscheide und Vorkommnisse und führen einen regelmässigen Informationsaustausch über die Präsidien oder über die zwei Ortsvertretungen der Kreisschulpflege.

4.3. Behörden und Partnerschulen

Als Behörden sind namentlich die Gemeinderäte der drei Standortgemeinden, das kantonale Amt für Bildung, Kultur und Sport (BKS), der Bezirksschulrat sowie allfällig weitere politische und behördliche Stellen gemeint. Die politischen Behörden werden in erster Linie durch das Präsidium der Kreisschulpflege über interessante und wichtige Entscheide informiert. Die Schulleitung pflegt den Informationsaustausch mit den zuständigen Schulbehörden (BKS) sowie den Schulleitungen der Partnerschulen.

Die Gemeinderäte Hunzenschwil, Rupperswil und Schafisheim werden zusätzlich via Verbandsvorstand über Neuerungen, wichtige Beschlüsse oder ausserordentliche Vorfälle an der Kreisschule informiert.

4.4. Bevölkerung

Die Bevölkerung wird grundsätzlich durch die Medien informiert. Bei speziellen strategischen Fragen, kann die Kreisschulpflege eine Veranstaltung organisieren.

4.5. Medien

Die Kontaktstelle zu diesen bildet die Kreisschulpflege und hier das Präsidium oder das Ressort Kommunikation. Nach Absprache kann die Verantwortung delegiert werden.

5. Richtlinien und Organisation

Die folgende Übersicht zeigt Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen für verschiedenste Ereignisse, die eine interne oder externe Kommunikation erfordern. Die Liste ist nicht abschliessend, sondern beschreibt den Regelfall. Ähnliche Fälle können davon abgeleitet werden.

5.1. Das 5-Säulen-Prinzip

5.2. Homepage

Die Kreisschule Lotten verfügt über eine eigene Homepage, welche alle wissenswerten Daten rund um die Kreisschule Lotten enthält.

www.kslotten.ch

Die Datenpflege der Homepage wird durch einen Superuser sichergestellt. Alle Beiträge sind so zu verfassen, dass sowohl die Privatsphäre der Schülerinnen und Schüler als auch diejenige der Lehrpersonen jederzeit gewahrt bleibt.

Die Verantwortung der Homepage-Publikationen ist wie folgt geregelt:

Innerhalb der Kreisschulpflege wird die Homepage durch das Ressort Kommunikation betreut.

5.3. Mailverkehr

Sämtliche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Kreisschule Lotten besitzen eine Mailadresse der Kreisschule. Diese lautet wie folgt:

vorname.name@kslotten.ch

Alle Besitzer einer solchen Adresse sind verpflichtet, diese regelmässig auf Eingänge zu kontrollieren oder eine Umleitung auf eine bestehende persönliche E-Mail-Adresse einzurichten. Dabei ist zu beachten, dass der Zugang zu den eingehenden Meldungen geschützt ist (Vertraulichkeit). Die Verantwortung der Vergabe der E-Mail-Adressen für neue Mitarbeiter sowie die Löschung bei austretenden Personen liegt beim Superuser der Homepage.

Für den Mailverkehr im Zusammenhang mit der Kreisschule Lotten sind ausschliesslich diese E-Mail Adressen zu kommunizieren und zu benutzen.

5.4. Presse

Innerhalb der Kreisschule Lotten sind die Kontaktstellen für Presseanfragen sowie die Stellen welche an die Presse gelangen klar definiert.

Folgende Leitsätze dienen zur klaren Struktur der Informationspolitik gegenüber den Medien:

• Interviews und Statements sind vor der Veröffentlichung immer zu überprüfen (gegenlesen).
• Die Ansprechpersonen für die Medien müssen ein „Gesicht“ haben. Persönliche Kontakte sind wichtig. Darum sind die Ansprechpersonen für die Medien
  • das Präsidium der Kreisschulpflege
  • die/der Kommunikationsverantwortliche der Kreisschulpflege
  • die Schulleitung
  • oder eine entsprechend delegierte Person.
  Die Stellen sprechen ihre Kontakte mit den Medien ab und informieren sich gegenseitig.
• Werden Drittpersonen innerhalb der Kreisschule Lotten von Medienleuten direkt kontaktiert, verweisen sie diese grundsätzlich an das Präsidium der Kreisschulpflege, den/die Kommunikationsverantwortliche/n der Kreisschulpflege oder an die Schulleitung.
• Bei speziellen Schulveranstaltungen (Projektwochen, Skilager, usw.) können auch weitere Personen Auskunft geben. Vor der Publikation muss die Bewilligung nachträglich bei der Schulleitung oder der Kreisschulpflege eingeholt werden.
• In besonderen Situationen können Ressortleitungen, die Standortleitungen oder Lehrpersonen als Pressesprecher bestimmt werden.
• Auskünfte über strategische oder politische Themen obliegen der Kreisschulpflege.

6. Kommunikation in Krisensituationen

Über das Verhalten sowie die Kommunikation in Krisensituationen besteht ein separater Anhang. Dieser bildet einen integrierten Teil des ganzen Konzeptes.

7. Anhänge

7.1 Krisenmanagement

7.2 Adressen der Kreisschule Lotten mit E-Mail Adresse

7.3 Adressen der Presse im Einzugsgebiet der Kreisschule Lotten

Dieses Kommunikationskonzept wurde durch die Kerngruppe QUES überarbeitet und am 17. März 2009 in der vorliegenden Fassung verabschiedet.